การวางแผน (Planning)

ตอนที่ 3.1 แนวคิดและหลักการวางแผน (Concepts and Principles)

การวางแผนไม่ใช่เรื่องของการคาดเดา แต่เป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต เป็นการเชื่อมโยงระหว่าง "จุดที่เราอยู่" กับ "จุดที่เราต้องการไปถึง"

3.1.1 ความหมายและความสำคัญของการวางแผน

1. นิยามความหมาย (Definitions)

นักวิชาการด้านการจัดการชั้นนำของโลกได้ให้คำนิยามของ "การวางแผน" ไว้หลากหลายมุมมอง ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงมิติต่างๆ ของการวางแผน:

• Jones and George (2022): นิยามว่าคือ "การกำหนดเป้าหมายขององค์การและแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้ดีที่สุด" เน้นที่การเลือกวิธีการที่ดีที่สุด (Optimization).
• Bateman and Konopaske (2022): มองว่าเป็น "กระบวนการที่มีสติและเป็นระบบ (Conscious and Systematic) ในการตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายและกิจกรรมในอนาคต" เน้นความเป็นระบบระเบียบ.
• Samson, Donnet, and Daft (2021): อธิบายว่าเป็น "การระบุเป้าหมายในอนาคต และทรัพยากรที่จำเป็น" เน้นเรื่องการจัดสรรทรัพยากร.
• Kinicki and Williams (2020): เพิ่มมิติเรื่อง "การรับมือกับความไม่แน่นอน" (Coping with uncertainty) เข้าไปในนิยาม ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการวางแผนในยุคปัจจุบัน.

สรุปใจความสำคัญ: การวางแผน คือ การตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร ทำเมื่อใด และใครเป็นผู้กระทำ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ภายใต้ทรัพยากรที่มีจำกัดและความไม่แน่นอนของสภาพแวดล้อม

2. ความสำคัญของการวางแผน (Importance)

ทำไมองค์การต้องวางแผน? การวางแผนมีความสำคัญอย่างยิ่งด้วยเหตุผล 5 ประการ:

1. เป็นจุดเริ่มต้นของทุกกิจกรรม (Primacy of Planning): การวางแผนเป็นฐานรากของพีระมิดการจัดการ หากไม่มีแผน ผู้บริหารจะไม่สามารถจัดโครงสร้างองค์การ (Organizing) ว่าใครต้องทำอะไร ไม่สามารถนำทาง (Leading) พนักงานได้ และไม่สามารถควบคุม (Controlling) ได้เพราะไม่มีมาตรฐานให้เทียบวัด
2. ลดความเสี่ยงและความไม่แน่นอน (Risk Reduction): แม้เราจะรู้อนาคตไม่ได้ 100% แต่การวางแผนช่วยให้เราคาดการณ์ (Forecast) ฉากทัศน์ต่างๆ (Scenarios) และเตรียมแผนสำรอง (Contingency Plans) ไว้รับมือ ทำให้เมื่อเกิดวิกฤต องค์การจะไม่ตื่นตระหนกจนทำอะไรไม่ถูก
3. มุ่งเน้นวัตถุประสงค์ (Focus on Objectives): แผนที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนในองค์การมองเห็น "ภาพเดียวกัน" ลดความขัดแย้งและการทำงานซ้ำซ้อน ทรัพยากรทุกบาททุกสตางค์จะถูกใช้ไปในทิศทางที่สนับสนุนเป้าหมายหลัก
4. อำนวยความสะดวกในการควบคุม (Facilitates Control): "แผน" คือ "มาตรฐาน" ในการวัดผล หากไม่มีแผน เราจะไม่รู้เลยว่าผลงานที่ออกมานั้น ดีหรือแย่ เร็วหรือช้า เกินงบหรือประหยัด
5. สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitive Advantage): องค์การที่วางแผนดีย่อมก้าวเร็วกว่าคู่แข่ง สามารถมองเห็นโอกาสทางการตลาดก่อน และเตรียมความพร้อมในการผลิตหรือบริการได้ทันท่วงที ซึ่งนำไปสู่ความยั่งยืนของธุรกิจ

3.1.2 ลักษณะธรรมชาติและหลักการวางแผน

1. ลักษณะของการวางแผนที่ดี (Characteristics)

• ความเป็นเหตุเป็นผล (Rationality): ต้องไม่อิงไสยศาสตร์หรือการเดาสุ่ม แต่ต้องมาจากการวิเคราะห์ข้อมูล (Data-Driven) และตรรกะที่สมเหตุสมผล
• ระบบเปิด (Open System): แผนต้องไม่คิดเข้าข้างตัวเอง แต่ต้องคำนึงถึงปัจจัยภายนอก (PESTEL Analysis) เช่น เศรษฐกิจ กฎหมาย คู่แข่ง เทคโนโลยี
• ความยืดหยุ่น (Flexibility): แผนที่ดีต้องไม่แข็งตัวจนปรับเปลี่ยนไม่ได้ (Rigid) แต่ต้องเหมือน "ต้นไผ่ลู่ลม" ที่ปรับตัวได้ตามสถานการณ์วิกฤตโดยไม่หักโค่น
• ครอบคลุมทั่วทั้งองค์การ (Pervasiveness): การวางแผนไม่ใช่หน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น แต่หัวหน้างานทุกระดับจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการต้องมีการวางแผนงานของตนเอง

2. หลักการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

• ใช้เวลาไตร่ตรอง (Reflective Thinking): อย่ารีบวางแผนเพียงเพื่อให้มีแผน แต่ต้องวิเคราะห์อย่างรอบด้าน
• ผสมผสาน บน-ล่าง และ ล่าง-บน:
  • Top-Down: ผู้บริหารกำหนดนโยบายหลัก
  • Bottom-Up: พนักงานปฏิบัติการเสนอข้อมูลและปัญหาหน้างานจริง วิธีนี้จะสร้างการยอมรับ (Buy-in) ได้ดีกว่า
• การมีส่วนร่วม (Participation): แผนที่ดีที่สุดมักมาจากระดมสมองของคนที่ต้องทำงานนั้นจริงๆ

ตอนที่ 3.2 ประเภทและกระบวนการวางแผน (Types and Process)

การวางแผนไม่ได้มีรูปแบบเดียว แต่มีความลึกและระยะเวลาที่แตกต่างกันตามระดับการบริหาร ตั้งแต่ภาพใหญ่ระดับองค์กรไปจนถึงรายละเอียดงานประจำวัน

3.2.1 ประเภทของการวางแผน (Types of Planning)

เราสามารถจำแนกแผนออกเป็น 3 ระดับ ตามพีระมิดการบริหาร:

องค์ประกอบก่อนเริ่มวางแผน: พันธกิจ วิสัยทัศน์ ค่านิยม

ก่อนจะวางแผนกลยุทธ์ องค์การต้องตอบคำถามพื้นฐาน 3 ข้อให้ได้ก่อน:

• พันธกิจ (Mission) - "เราดำรงอยู่เพื่ออะไร?": ข้อความที่ระบุขอบเขตธุรกิจและเหตุผลในการมีอยู่ขององค์การ
  ตัวอย่าง Google: "เพื่อจัดระเบียบข้อมูลของโลกและทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้และเป็นประโยชน์"
• วิสัยทัศน์ (Vision) - "เราต้องการเป็นอะไรในอนาคต?": ภาพฝันที่ต้องการไปให้ถึงในอีก 5-10 ปีข้างหน้า ต้องท้าทายและสร้างแรงบันดาลใจ
  ตัวอย่าง Amazon: "เป็นบริษัทที่มีลูกค้าเป็นศูนย์กลางมากที่สุดในโลก"
• ค่านิยม (Values) - "เราเชื่อในอะไร?": หลักยึดเหนี่ยวทางจิตใจและจริยธรรมที่กำกับพฤติกรรมคนในองค์การ
  ตัวอย่าง Zappos: "สร้างความสนุกสนานและความประหลาดใจ"

3.2.2 กระบวนการวางแผน (Planning Process)

กระบวนการวางแผนมาตรฐานประกอบด้วย 6 ขั้นตอนที่เป็นวัฏจักร (Iterative Process) ดังนี้:

ตอนที่ 3.3 เทคนิคสำหรับการวางแผน (Planning Techniques)

เพื่อให้การวางแผนมีความแม่นยำและมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารจำเป็นต้องใช้ "เครื่องมือ" ช่วยในการวิเคราะห์ ทั้งในเชิงคุณภาพ (ใช้ดุลยพินิจ) และเชิงปริมาณ (ใช้ตัวเลข)

3.3.1 เทคนิคเชิงคุณภาพ (Qualitative Techniques)

ใช้เมื่อข้อมูลตัวเลขในอดีตมีน้อย หรือสถานการณ์มีความไม่แน่นอนสูง ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญของมนุษย์

1. การพยากรณ์ (Forecasting)

• ดุลยพินิจผู้บริหาร (Executive Judgment): รวดเร็ว แต่เสี่ยงต่ออคติ
• ความเห็นพนักงานขาย (Salesforce Opinions): ข้อมูลลึกจากหน้างาน แต่อาจมีการประเมินต่ำเกินไปเพื่อให้ทำเป้าได้ง่าย
• วิธีเดลฟาย (Delphi Method): ถามความเห็นผู้เชี่ยวชาญหลายคนโดยไม่ให้เจอหน้ากัน (เพื่อลดการชี้นำ) ทำซ้ำหลายรอบจนได้ฉันทามติ เหมาะกับการพยากรณ์เทคโนโลยีหรือสังคมระยะยาว
• การสำรวจตลาด (Market Survey): ถามลูกค้าโดยตรงว่าต้องการอะไร แม่นยำแต่ค่าใช้จ่ายสูง

2. การวิเคราะห์ SWOT Analysis

เครื่องมือคลาสสิกในการวิเคราะห์สถานการณ์ เพื่อนำมาสร้างกลยุทธ์ผ่าน TOWS Matrix:

3. การระดมสมอง (Brainstorming)

เทคนิคการสร้างความคิดสร้างสรรค์กลุ่ม กฎเหล็กคือ "ห้ามวิพากษ์วิจารณ์" ในช่วงแรก เน้นปริมาณไอเดียมากกว่าคุณภาพ เพื่อให้ได้ทางเลือกที่แปลกใหม่

3.3.2 เทคนิคเชิงปริมาณ (Quantitative Techniques)

ใช้ข้อมูลตัวเลขและหลักคณิตศาสตร์ เพื่อความแม่นยำและลดอคติ

1. การพยากรณ์อนุกรมเวลา (Time-Series Analysis)

วิเคราะห์รูปแบบข้อมูลในอดีตเพื่อทำนายอนาคต:

• แนวโน้ม (Trend): ทิศทางหลักระยะยาว (เช่น ยอดขายโตขึ้นทุกปี)
• ฤดูกาล (Seasonality): รูปแบบที่ซ้ำเดิมในรอบปี (เช่น เสื้อกันหนาวขายดีเดือน ธ.ค.)
• วัฏจักร (Cycle): การขึ้นลงตามภาวะเศรษฐกิจ (ระยะยาวกว่า 1 ปี)
• เหตุการณ์สุ่ม (Random): ความผันผวนที่คาดเดาไม่ได้ (เช่น ภัยธรรมชาติ)

2. แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart)

เครื่องมือวางแผนโครงการที่แสดงกิจกรรมเทียบกับเวลา ช่วยให้เห็นภาพรวมว่างานไหนต้องทำเมื่อไหร่ งานไหนทำพร้อมกันได้

3. การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Break-Even Analysis)

เครื่องมือสำคัญทางการเงินเพื่อตัดสินใจว่าจะผลิตสินค้าหรือไม่ หรือต้องขายเท่าไหร่ถึงจะไม่ขาดทุน

4. การควบคุมสินค้าคงคลัง (EOQ Model)

Economic Order Quantity คือการคำนวณหาระดับการสั่งซื้อที่ "ประหยัดที่สุด" โดยถ่วงดุลระหว่าง:

• ต้นทุนการสั่งซื้อ (Ordering Cost): ยิ่งสั่งบ่อย ยิ่งเปลืองค่าขนส่ง/ค่าดำเนินการ (อยากสั่งทีละเยอะๆ)
• ต้นทุนการเก็บรักษา (Holding Cost): ยิ่งสต็อกเยอะ ยิ่งจมทุน/เสียค่าโกดัง (อยากสั่งทีละน้อยๆ)

สูตร EOQ ช่วยหาจุดสมดุลที่ทำให้ต้นทุนรวมต่ำที่สุด

บทสรุป: การวางแผนสู่ความสำเร็จ

การวางแผนไม่ใช่การผูกมัดองค์การไว้กับอนาคตที่ตายตัว แต่เป็นการเตรียมความพร้อมเพื่อให้องค์การมีความยืดหยุ่นและสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างชาญฉลาด ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จต้องเชี่ยวชาญทั้ง "ศาสตร์" แห่งการวิเคราะห์ข้อมูล และ "ศิลป์" แห่งการพยากรณ์และการตัดสินใจ

เครื่องมือต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น SWOT, Gantt Chart หรือ Break-Even Analysis เป็นเพียงตัวช่วย สิ่งสำคัญที่สุดคือวิสัยทัศน์และความมุ่งมั่นที่จะนำพาองค์การไปสู่เป้าหมาย ภายใต้ความรับผิดชอบต่อสังคมและจริยธรรมทางธุรกิจ